Modèle de mandat SEPA vierge à recopier dans Word et guide de remplissage 2026
Un client qui paie par prélèvement, c’est une facture encaissée à date fixe et une relance de moins. Encore faut-il détenir un mandat valable : sans lui, la banque du payeur peut rembourser le débit et vous laisser sans recours. Le document tient sur une page, mais chaque ligne y compte, et deux régimes coexistent selon que vous prélevez un particulier ou une entreprise.
À quoi sert vraiment un mandat de prélèvement SEPA
Le mandat est l’autorisation écrite par laquelle votre client, le débiteur, vous permet en tant que créancier d’émettre des ordres de prélèvement sur son compte, et autorise sa banque à les exécuter. Il ne remplace pas l’accord commercial : un contrat de prestation de service fixe la mission et le prix, le mandat fixe le mode de règlement.
Un même mandat couvre soit un paiement ponctuel, soit des paiements récurrents sans limite de durée. Il n’est déposé dans aucun registre public : c’est vous qui le détenez, et sa valeur probante repose entièrement sur votre archivage.
SEPA Core ou SEPA interentreprises, la différence qui compte
Le prélèvement SEPA Core est ouvert à tous les payeurs. Le prélèvement SEPA interentreprises, dit B2B, est réservé aux débiteurs qui ne sont pas des consommateurs. Ce n’est pas une nuance administrative : le droit au remboursement change du tout au tout.
| Point de comparaison | SEPA Core | SEPA interentreprises (B2B) |
|---|---|---|
| Qui peut être débiteur | Toute personne, particulier comme professionnel | Un non-consommateur seulement : société, association, syndic, profession libérale |
| Prélèvement autorisé contesté | Remboursement inconditionnel sur simple demande, dans les 8 semaines suivant le débit | Aucun droit au remboursement une fois le compte débité |
| Prélèvement non autorisé | Contestation jusqu’à 13 mois après le débit (article L133-24 du code monétaire et financier) | Même délai légal, aménageable par convention entre non-consommateurs |
| Rôle de la banque du débiteur | Elle ne détient pas le mandat, elle exécute puis rembourse le cas échéant | Elle contrôle mandat avant l’échéance, le débiteur doit le lui avoir remis |
| Remise du fichier à la banque | 1 jour ouvré avant l’échéance au plus tard | 1 jour ouvré avant l’échéance au plus tard |
Le B2B n’est pas un mandat Core raccourci : c’est le seul schéma qui rende l’encaissement définitif. En contrepartie, la banque du débiteur rejettera l’échéance tant qu’elle n’aura pas enregistré le mandat.
Les mentions obligatoires et les erreurs qui coûtent cher
Comme pour les mentions obligatoires d’une facture, l’oubli d’une seule ligne suffit à fragiliser le document le jour où un client conteste.
| Mention | Ce que vous y mettez | Erreur fréquente |
|---|---|---|
| Référence unique de mandat (RUM) | Une référence alphanumérique de 35 caractères maximum, que vous créez vous-même, différente pour chaque mandat | Réutiliser la même RUM pour deux clients, ou la modifier en cours de contrat |
| Identifiant créancier SEPA (ICS) | Votre identifiant de 13 caractères commençant par FR, attribué par la Banque de France et obtenu via votre banque | Y recopier le SIRET ou le numéro de TVA |
| Identité et adresse du créancier | La dénomination exacte sous laquelle le débit apparaîtra sur le relevé du client | Une enseigne que le client ne reconnaîtra pas sur son relevé |
| Identité, adresse et IBAN du débiteur | Le titulaire du compte, et non le dirigeant quand le compte est au nom de la société | Un IBAN dont le signataire n’est pas titulaire |
| Type de paiement | Une case cochée, récurrent ou ponctuel | Les deux cases laissées vides |
| Lieu, date et signature | Signature manuscrite, ou signature électronique répondant au règlement eIDAS | Un exemplaire non signé, ou un scan illisible |
| Formule d’autorisation | Le texte normalisé reproduit ci-dessous, sans modification | Le reformuler pour faire plus court |
Le BIC n’est plus exigé pour un compte situé dans l’espace SEPA, l’IBAN suffit.
Le modèle mandat SEPA vierge Word à copier dans votre traitement de texte
Assembleur de mandat de prélèvement SEPA
Renseignez les deux parties, choisissez le schéma, et le texte complet du mandat s'affiche ci-dessous, prêt à être copié dans votre traitement de texte.
Créancier
Débiteur
Votre ICS vous est délivré par votre banque, qui le demande pour vous à la Banque de France. Sans lui, aucun prélèvement ne peut être présenté.
Copiez le bloc ci-dessous dans Word, LibreOffice ou Google Docs, remplacez les champs entre crochets par vos informations, conservez la formule d’autorisation à l’identique. Choisissez le paragraphe Core ou le paragraphe interentreprises, jamais les deux.
MANDAT DE PRÉLÈVEMENT SEPA Référence unique de mandat (RUM) : [......................] Type de paiement : [ ] Paiement récurrent [ ] Paiement ponctuel En signant ce formulaire de mandat, vous autorisez (A) [NOM DU CRÉANCIER] à envoyer des instructions à votre banque pour débiter votre compte, et (B) votre banque à débiter votre compte conformément aux instructions de [NOM DU CRÉANCIER]. Paragraphe à retenir pour un mandat SEPA Core Vous bénéficiez du droit d'être remboursé par votre banque selon les conditions décrites dans la convention que vous avez passée avec elle. Une demande de remboursement doit être présentée dans les 8 semaines suivant la date de débit de votre compte pour un prélèvement autorisé. Paragraphe à retenir pour un mandat SEPA interentreprises Ce mandat n'est destiné qu'aux transactions entre entreprises. Vous ne bénéficiez pas du droit d'être remboursé par votre banque après que votre compte a été débité, mais vous avez le droit de demander à votre banque de ne pas débiter votre compte jusqu'au jour où le paiement est dû. DÉBITEUR Nom, prénom ou dénomination : [......................] Adresse : [......................] Code postal et ville : [......................] Pays : [..........] IBAN : [..............................] BIC (facultatif dans l'espace SEPA) : [...........] CRÉANCIER Dénomination : [......................] ICS : [FR..........] Adresse : [......................] Code postal et ville : [......................] Pays : [..........] Fait à [..................] le [../../....] Signature du débiteur : Note : vos droits concernant ce mandat vous sont expliqués dans un document que vous pouvez obtenir auprès de votre banque. Les informations figurant sur ce mandat sont utilisées par le créancier pour la seule gestion de sa relation client ; vous disposez sur ces données des droits prévus par le règlement général sur la protection des données.
L’original reste chez le créancier, une copie est remise au débiteur. En interentreprises, le débiteur en transmet en plus un exemplaire à sa propre banque.
Ce qui doit être fait avant le premier prélèvement
Une idée circule beaucoup et elle est fausse en Core : le mandat ne se dépose pas auprès de votre banque ni de celle de votre client. Voici l’enchaînement réel.
- Demandez votre ICS à votre banque, qui le sollicite auprès de la Banque de France. Sans ICS, aucun fichier de prélèvement ne peut partir.
- Signez avec elle le contrat d’émission de prélèvements SEPA et choisissez le schéma, Core ou interentreprises.
- Faites signer le mandat, attribuez-lui une RUM et archivez l’original. En Core, il reste chez vous. En interentreprises seulement, le client remet un exemplaire à sa banque pour enregistrement, faute de quoi l’échéance sera rejetée.
- Annoncez chaque échéance au débiteur au moins 14 jours calendaires à l’avance, montant et date à l’appui. Une facture, un échéancier ou un avis d’échéance suffisent ; une facture proforma peut jouer ce rôle quand le montant n’est pas définitif. Ce délai est réductible par accord entre les parties.
- Remettez le fichier à votre banque au plus tard un jour ouvré avant la date d’échéance. Depuis novembre 2016, ce délai unique vaut pour le premier prélèvement comme pour les suivants.
Combien de temps garder le mandat une fois les prélèvements terminés
Les règles du schéma SEPA imposent de conserver le mandat pendant toute sa durée de validité, puis au moins 14 mois après le dernier prélèvement encaissé, le temps de couvrir la fenêtre de contestation de 13 mois. Gardez-le en réalité bien plus longtemps : c’est une pièce justificative de vos encaissements, soumise aux dix ans de conservation prévus par l’article L123-22 du code de commerce.
Deux points appellent une vigilance particulière. Un mandat pour lequel aucun prélèvement n’a été présenté pendant 36 mois consécutifs devient caduc et doit être refait signer. Et le débiteur peut le révoquer à tout moment en vous en informant : conservez sa demande, c’est elle qui date la fin du mandat.
L’IBAN d’un client est enfin une donnée personnelle. Ne le stockez pas au-delà du nécessaire, réservez l’accès aux personnes chargées des encaissements et décrivez ce traitement dans votre politique de confidentialité, au même titre que vos mentions légales.
